Effektive Austauschrunden

Ich arbeite seit beinahe 10 Jahren freiberuflich. An einige Aspekte einer Festanstellung denke ich manchmal mit Bedauern zurück, wie z.B. nette Kollegen oder bezahlten Urlaub. Werde ich gefragt, was ich überhaupt nicht vermisse, dann falls mir als erstes Meetings ein.

Ich denke mit leichtem Grauen an Meetings ohne jeden Mehrwert zurück. Ans Warten, weil Frau X mal wieder nicht pünktlich kommt. An Diskussionen, die sich (gefühlt) stundenlang im Kreis drehen. Oder an Kollegen, die sehr viel reden ohne etwas zu sagen. Sie kennen das wahrscheinlich.

Gar keine Meetings sind auch keine Lösung

Trotzdem sind regelmäßige Zusammenkünfte wichtig. In Azubi-Austauschrunden geht es in erster Linie darum, dass Sie die Azubis mit aktuellen Infos versorgen und die Azubis von ihren Erfahrungen in den Abteilungen berichten.

Jeder Azubi, der seit der letzten Austauschrunde eine Abteilung beendet hat, sollte eine Präsentation (etwa 10 Minuten) über seinen Einsatz vorbereiten und halten. 

Damit wird schon klar, dass Austauschrunden nicht nur dem Austausch dienen. Sie stellen auch einen perfekten Rahmen für die Förderung methodischer Kompetenzen dar, wie Präsentieren, Protokoll führen, Besprechungen organisieren und leiten, Meetings effektiv durchführen.

Treffen Sie sich monatlich mit Ihren Azubis.

Nehmen Sie das Treffen wichtig, sonst können auch Ihre Azubis keine Wichtigkeit erkennen. Sagen Sie also nicht kurz vorher ab, weil Sie etwas „Wichtigeres“ zu tun haben. Und fordern Sie von Ihren Azubis, es ebenso wichtig zu nehmen. Das gilt auch für die Azubis, die in der Berufsschule sind. Selbst wenn Sie von Ihren Azubis normalerweise nicht fordern, dass Sie nach dem Unterricht ins Unternehmen kommen: die Austauschrunde ist eine Ausnahme.

Kalkulieren Sie maximal 1,5 Stunden. 1,5 Stunden sind prima, weil man sich so lange gut konzentrieren kann. Haben Sie mehr Themen auf dem Zettel, braucht es einen weiteren Termin. Haben Sie weniger Inhalte, leiern Sie sich nichts aus dem Ärmel. Machen Sie einfach früher Schluss.

Wie in allen anderen Fragen sind Sie auch für die Meetingkultur das Rollenmodell, an dem sich die Azubis ein Beispiel nehmen.

Austauschrunden, die nicht gezielt vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden, hinterlassen häufig ein Gefühl von „schön, dass wir darüber gesprochen haben. Und nun?“

Damit es Ihnen und Ihren Azubis anders geht, sind folgende Punkte wichtig:

  1. Die Austauschrunden gut vorbereiten

    Die Vorbereitung der Austauschrunde ist Ihre Sache.
    Sorgen Sie für einen geeigneten Besprechungsraum und für die benötigten Medien.
    Bereiten Sie eine Tagesordnung vor.
    Informieren Sie alle Azubis schriftlich über Ort, Anfang und Ende der Austauschrunde.
    Legen Sie von Anfang an Wert darauf, dass die Azubis auf Ihre Einladung reagieren. Der Hang vieler Azubis, e-Mails unbeantwortet zu lassen, ist nervig.

  2. Den Einsteig klar strukturieren

    Beginnen Sie immer pünktlich. Auch wenn noch nicht alle da sind. Ein verspäteter Anfang bestraft die Pünktlichen, toleriert die Trödler und führt dazu, dass Zeitvereinbarungen auch in Zukunft nachlässig behandelt werden.
    Gehen Sie die Tagesordnung mit den Azubis durch und ergänzen Sie ggf. weitere Themen.
    Legen Sie für jedes Thema fest, ob es darum geht zu informieren, Themen zu bearbeiten, zu entscheiden oder Maßnahmen zu planen, denn danach richtet sich die Arbeitsmethode.
    Legen Sie die Reihenfolge fest, nach der Sie die Themen behandeln wollen. Beginnen Sie mit dem inhaltlich wichtigstem Punkt.
    Schätzen Sie für jedes Thema den Zeitbedarf. Wenn abzusehen ist, dass die Zeit nicht für alle Themen reicht, vereinbaren Sie einen weiteren Termin.

  3. Im Verlauf der Besprechung konsequent sein

    Arbeiten Sie die Punkte in der beschlossenen Reihenfolge ab. Achten Sie darauf, dass keine neuen Themen mehr dazu kommen. Notieren Sie diese ggf. und legen Sie einen Themenspeicher für die nächsten Besprechung an.
    Beachten Sie immer den Thementyp (Informieren, Erarbeiten, Entscheiden, Maßnahmen planen)

    a) Wenn nur informiert werden soll, achten Sie darauf, dass…
    … die Information übersichtlich und klar aufbereitet ist.
    … nur Verständnisfragen gestellt werden.
    … Sie die Notbremse ziehen, wenn eine heiße Diskussion entbrennt. Prüfen Sie in diesen Fällen, ob wirklich nur informiert werden soll oder ob etwas entschieden werden muss.

    b) Wenn Sie etwas erarbeiten wollen, dann…
    …prüfen Sie zunächst, wer wirklich gefordert ist. Falls es nicht die gesamte Azubigruppe betrifft, machen Sie einen extra Termin mit den Beteiligten.
    … fassen Sie Ergebnisse zusammen.

    c) Wenn etwas zu entscheiden ist, sollten Sie…
    … die Alternativen sehr klar formulieren.
    … die Alternativen bewerten lassen (z.B. punkten).
    … entscheiden lassen.
    … die Zufriedenheit mit der Entscheidung diskutieren.

  4. Einen runden Abschluss finden

    Am Ende der Besprechung ist es sinnvoll, die Ergebnisse noch einmal zusammenzufassen.
    Stellen Sie sicher, dass jeder Azubi genau weiß, was er zu tun hat.
    Nutzen Sie die letzten 5 Minuten, um den Ablauf der Besprechung noch einmal durchzugehen. Nutzen Sie die folgenden Fragen, die jeder nacheinander beantwortet, ohne dass die Gruppe noch einmal in die Diskussion geht

    Sind Sie mit den Ergebnissen zufrieden?
    Was hat die Arbeit gefördert/ behindert?

    Prüfen Sie mit den Teilnehmern, was das nächste Mal noch besser laufen kann und treffen Sie ggf entsprechende Vereinbarungen.
    Beenden Sie die Besprechung pünktlich.

 

 

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