Einsatzpläne an Azubis delegieren

GoldenesKalbNicht nur in Indien sondern auch in der Ausbildung gibt es jede Menge heilige Kühe. Man trifft sie in den organisatorischen Rahmenbedingungen genauso wie in den Köpfen der Ausbilder, Ausbildungsbeauftragten und Azubis. Einige heilige Kühe sind zu Recht unantastbar. Andere versperren uns den Weg. Wir nehmen sie hin, weil das „eben so ist“ oder „schon immer so war“. Dabei lohnt es sich vielfach, die Dinge zu hinterfragen.

Zum Beispiel: Einsatzpläne

Für Ausbilder sind Einsatzpläne (auch Durchlauf- oder Rotationspläne genannt) vor allem eins: Zeitfresser. Zwar sind sie eine knifflige Angelegenheit doch wahrlich keine Wissenschaft. Es ist wie bei einem Puzzlespiel. Bis der Einsatzplan passt, vergehen Tage, manchmal Wochen. Ist er dann endlich fertig, wird er umgeworfen. Azubis beantragen Urlaub. Abteilungen melden zurück, dass sie im vorgesehen Zeitraum zu viel (oder zu wenig) zu tun haben. Ganz davon abgesehen, dass kurzfristig aus einigen Bereichen laut um Hilfe gerufen wird, während es in anderen Abteilungen ganz plötzlich doch nicht so gut passt.

 Lassen Sie Ihre Azubis selbst ran. Ihre Zeit ist viel zu kostbar für rein organisatorische Aufgaben. 

Eine gute Idee habe ich schon vor Jahren von einem Münchner IT-Unternehmen aufgeschnappt. Dort stricken die Azubis ihre Abläufe selbst. Die Ausbildungsleitung gibt die Jahresziele vor (welche Abteilungen absolviert werden müssen und welche Lernziele erreicht werden sollen). Die zeitliche Einordnung liegt dann in der Verantwortung der Azubis. Die gehen aktiv auf die Ausbildungsbeauftragten zu, stimmen sich mit ihnen über Dauer, Schwer- und Zeitpunkt des Einsatzes ab.

Berichte ich davon auf Seminaren, höre ich häufig: Das geht bei uns nicht. Das können unsere Azubis nicht. Das machen unsere Ausbildungsbeauftragten nicht mit. Aber: Ist das wirklich so? Könnten die Azubis das wirklich nicht selber?  Würden die Ausbildungsbeauftragten das wirklich nicht mitmachen? Oder sind die Einsatzpläne nur eine heilige Kuh? 

Wenn Azubis ihre Einsatzpläne selber erarbeiten, hat das Vorteile für alle Beteiligten.

  1. Die Azubis setzen sich mit ihrem Ausbildungsplan auseinander. Man glaubt ja gar nicht, wie viele Azubis völlig unbedarft mit ihren Lernzielen umgehen. Ein Großteil hat den Ausbildungsrahmenplan zu Beginn der Ausbildung mal überflogen. Aber von da an verlässt man sich darauf, dass schon für die Vermittlung der Inhalte gesorgt wird. Damit bleiben die Azubis in ihrer Konsumentenrolle, die sie aus der Schule kennen. Gibt man ihnen die Verantwortung in die Hand, ändert sich das. Auf einmal wissen die Azubis, welche Lernziele auf dem Plan stehen. Sie fragen die Inhalte in den Abteilungen gezielter ab. Das ist auch für die Ausbildungsbeauftragten entlastend und motivierend.
  2. Die Azubis lernen zu planen und Prioritäten zu setzen. Eins ist dabei wichtig: Azubis müssen das nicht von Anfang an können. Das erste halbe Jahr etwa sollte nach wie vor von den Ausbildern festgelegt werden. Aber dann kann man allmählich daran gehen, den Azubis mehr zuzutrauen. Natürlich sollte man weiterhin unterstützen. Und kontrollieren, ob die Planung auch vorangeht. Zeit muss also weiterhin in das Thema Einsatzpläne investiert werden. Aber die Zeit wird nicht mit „Papierkram“ vertrödelt sondern mit Qualitäts-Gesprächen. Der Ausbilder wird zum Coach des Azubis.
  3. Die Azubis gehen in Kontakt mit den Ausbildungsbeauftragten. Schon vor dem Einsatz finden Gespräche über die Inhalte und den Rhythmus der Abteilungen statt. So gehen die Azubis später ganz anders gefiltert in die Bereiche. Sie wissen bereits, was auf sie zukommt. Sie können selbst Wünsche äußern, z.B. welche Inhalte besonders spannend sind, worüber man gern etwas lernen möchte, bei welchen Projekten man gern dabei wäre usw. usf. Die Ausbildungsbeauftragten können Tipps zum nötigen Vorwissen geben. „Du möchtest bei Projekt X mitmachen? Dann solltest Du vorher Abteilung Y kennengelernt haben.“
  4. Die Ausbildungsbeauftragten fühlen sich wertgeschätzt. Wenn sich Azubis quasi um ihre Einsätze bewerben, bekommen diese natürlich einen anderen Wert. Der Azubi ist froh, wenn seine Planung klappt. Es wird bewusster, dass die Ausbildungsbeauftragten etwas zu bieten haben.
  5. Die Ausbildungsbeauftragten werden stärker in die Pflicht genommen. Sie haben immerhin selbst entschieden, wann und wie lange sie einen Azubi bei sich aufnehmen. Damit fühlen Sie sich verantwortlicher für das Gelingen des Einsatzes.
  6. Auch Enttäuschungen und Stolpersteine sind lehrreich. Man wollte unbedingt in die Personalabteilung, wenn die neuen Azubis ausgewählt werden. Oder ins Controlling zum Jahresabschluss. In den Vertrieb während des großen Events. Und nun klappt es nicht. Ein anderer Azubi war schneller. Da kann man nur sagen: Pechsache. Oder ein großes Glück, denn der Lerneffekt ist nicht zu verachten. Die Azubis erfahren, dass es Konsequenzen hat, wenn sie sich nicht – oder zu spät – um ihre Belange kümmern. Ihnen wird klar, wie schwierig es ist, wenn 100 Zahnräder ineinandergreifen müssen. Sie verstehen auf einmal, warum sie ihren Urlaub frühzeitig planen sollten. Das ist viel besser als es nur hinzunehmen, weil das „eben so ist“ oder „schon immer so war“.

 

Wenn Sie das alles im Prinzip charmant finden, aber nicht sicher sind, ob es bei Ihnen funktioniert, dann gibts nur eins: Fragen Sie nach! Laden Sie Ausbildungsbeauftragte und Azubis zu einem gemeinsamen Meeting ein und stellen Sie Ihre Idee vor. Über Detailfragen zur Vorgehensweise kann man sich dann gemeinsam einigen.

 

Kommentar schreiben

Sie müssen eingeloggt sein, um einen Kommentar zu schreiben.